Beberapa dari kalian mungkin sudah lazim mendengar tentang software payroll. Software payroll sebenarnya adalah jual jasa yang disediakan oleh pihak penyedia jasa, biasanya oleh bank untuk perusahaan. Proses penggajian yang seharusnya dilakukan oleh bos ataupun manajer perusahaan diambil alih oleh bank tempat perusahaan bekerja sama. Mekanisme dari jasa ini juga disetujui oleh kedua belah pihak (perusahaan dan bank) dengan adanya tanda tangan sebagai bentuk perjanjian.
Setelah adanya perjanjian, pihak bank akan mencatat berbagai informasi yang dibutuhkan mengenai semua pegawai dan jumlah gaji masing-masing. Di sini bank bisa dibilang menjadi asisten perusahaan dalam hal pembayaran gaji kepada para pegawai.
Karena hal ini berkaitan dengan kehadiran bank sebagai pihak kedua, maka semua pegawai membutuhkan rekening bank bersangkutan untuk mengikuti aturan jual jasa ini. Bagi pegawai yang belum mempunyai rekening bank akan dibantu agar bisa membuka rekening bank. Apabila semua requirement sudah dipenuhi, maka kerja sama kedua pihak pun terjalin dan bank akan melakukan debit pada rekening perusahaan untuk dibayarkan kepada seluruh pegawainya. Pembayaran gaji dapat dilakukan per hari, minggu, bulan, maupun periode tertentu yang ditentukan oleh perusahaan.
Biasanya perusahaan yang membutuhkan jasa software payroll adalah yang mempunyai banyak pegawai, apalagi dengan gaji yang berbeda-beda pula. Jasa ini tidak hanya dipakai oleh perusahaan besar yang masuk ke skala perusahaan nasional ataupun multi nasional, tetapi juga sering dipakai di berbagai UKM (Usaha Kecil Menengah).
Manfaat Software Payroll
Ada pula manfaat yang benar-benar dirasakan berdampak pada sebuah perusahaan yaitu tercapainya pembayaran yang akurat kepada setiap pegawai. Kita tahu bahwa pembayaran gaji di setiap perusahaan berbeda-beda. Ada gaji pokok, gaji lembur, uang makan, uang transportasi, tunjangan hari raya, uang lembur dan banyak lainnya.
Dengan adanya software payroll, perusahaan terbantu kerjanya. Manajer tidak perlu repot-repot lagi untuk mencatatkan waktu dan tanggal pembayaran, serta menghindari repot nya melakukan transfer uang kepada setiap pegawai satu per satu! Selain itu, jasa ini memudahkan divisi financial dari perusahaan untuk mencatat pengeluaran, sehingga kerja menjadi lebih produktif.
Keuntungan Software Payroll
Software payroll tentu mempunyai segudang keuntungan sehingga banyak perusahaam UKM hingga perusahaan multi nasional mengguna jasa tersebut. Karena menggunakan sistem agar tidak terjadi kesalahan dan diselesaikan oleh tenaga sistem. Mari kita lihat beberapa keuntungan dari software payroll:
1. Perhitungan Gaji dan Pembayaran Otomatis
Semua jasa software payroll dilakukan oleh sistem. Sistem yang dirancang pastinya sudah teruji dan tidak ada kesalahan. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu takut terjadinya kesalahan dalam perhitungan gaji yang sudah ditentukan. Jasa Software payroll akan membantu menghitung gaji bersih setelah pengurangan gaji kotor berupa pajak, BPJS, asuransi dan biaya lainnya. Selain itu, pembayaran dengan software payroll juga dilakukan otomatis. Jadi tidak perlu repot transfer pegawai satu per satu.
2. Disesuaikan Keinginan Perusahaan
Sebelum terjadi kerja sama, penyedia jual jasa software payroll ini akan meminta informasi dan gaji masing-masing pegawai. Akan diminta juga ketentuan dari perusahaan. Sehingga semua sistem yang berjalan benar-benar disesuaikan dengan perusahaan yang meminta. Hal ini memudahkan pekerjaan dan meminimalkan pihak yang terlihat dari perusahaan . Berhubung uang merupakan hal yang sensitif di setiap bagian perusahaan.
3. Bisa Dipantau Pegawai
Software payroll menyediakan fitur dalam bentuk aplikasi yang bisa dipantau oleh pegawai masing-masing perusahaan. Dengan adanya transparansi dan perhitungan yang jelas, pegawai dapat melihat sendiri informasi mengenai jumlah gaji, pajak, potongan, bonus, waktu kerja, dan sebagainya.
4. Data Terjaga dan Aman
Semua informasi perusahaan yang diberikan kepada pihak penyedia jasa payroll bersifat rahasia. Penyedia jasa software payroll akan melindungi informasi berupa pegawai dan gaji yang bersangkutan. Selain itu, melakukan update dan menghapus data juga mudah dilakukan apabila terjadi perubahan pekerja dalam suatu perusahaan.
5. Rekap Data Absensi
Apabila ada komponen gaji yang dibayar berdasarkan kehadiran, maka harus diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan. Perhitungan secara manual dan double entry akan menyita waktu dalam payroll. Belum lagi jika dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain karena belum menggunakan sistem HR yang terpusat.
6. Perhitungan Lembur, Insentif dan Bonus
Ketiga hal tersebut secara tidak langsung dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah take home pay yang diterima. Payroll software yang terintegrasi dengan attendance system memudahkan divisi finance perusahaan Anda untuk menghitung upah lembur karyawan tiap bulannya.
Komponen dalam Software payroll Perusahaan
Berikut ini merupakan komponen yang dapat mempengaruhi jumlah gaji karyawan dengan menggunakan software payroll.
1. Gaji pokok
Besar gaji pokok sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan pihak perusahaan. Jumlahnya bisa sesuai dengan penetapan pemerintah maupun tidak asalkan kedua belah pihak menyetujuinya. Gaji pokok wajib dimasukkan dalam software payroll karena merupakan komponen utama.
2. Kehadiran karyawan
Kehadiran atau absensi merupakan komponen penting lain dalam sistem penggajian karyawan dengan payroll. Jika karyawan izin tanpa keterangan atau dengan keterangan, bisa saja mempengaruhi besarnya gaji. Hal tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan dan sebaiknya karyawan memahaminya dengan baik.
3. Potongan
Potongan yang diberikan bisa berupa denda, pinjaman, hingga investasi. Selain itu terdapat potongan untuk jaminan kesehatan, jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja, dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan. Potongan juga termasuk pajak penghasilan sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada.
4. Uang lembur atau insentif
Komponen lain yang penting pada software payroll terbaik adalah uang lembur jika karyawan diminta bekerja di luar jam pekerjaannya. Pemerintah juga memberikan aturan dalam pemberian uang lembur. Dengan demikian karyawan dan perusahaan saling mendapatkan keuntungan dan keadilan.
5. Bonus dan tunjangan
Jika karyawan mampu memenuhi target sesuai ketentuan, perusahaan akan memberikan bonus atas kerja kerasnya. Dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan, karyawan tertentu akan mendapatkan tunjangan sesuai kesepakatan. Tunjangan bisa berupa tunjangan hari raya, tunjangan anak dan istri, tunjangan tahunan, dan lain-lain.
Cara Kerja Software Payroll
Berikut ini merupakan cara kerja software payroll sebagai sistem penggajian dan pengupahan karyawan.
1. Rekap data absensi
Rekap data absensi berupa kehadiran, cuti, izin, dan sakit yang sudah ada dalam komponen payroll. Absensi karyawan adalah tanggung jawab HRD sehingga HRD juga memiliki tanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan. Dengan software payroll absensi akan lebih mudah.
2. Penghitungan lembur, insentif, dan bonus
Pada sistem penggajian di Indonesia terdapat penghitungan lain yang mempengaruhi besar gaji yaitu memberikan tambahan atas kerja keras karyawan. Lembur, insentif, dan bonus merupakan hal yang bisa menambah gaji karyawan.
3. Penghitungan potongan gaji
Selain penambahan gaji, ada juga pemotongan gaji karyawan sesuai komponen yang ada pada payroll. Potongan bisa berupa untuk pajak, berbagai jaminan, dan denda akan keterlambatan, serta jika karyawan memiliki hutang atau pinjaman pada perusahaan.
Jasa Payroll memang sangat dibutuhkan oleh berbagai perusahaan untuk tujuan efisiensi. Proses yang terjadi di payroll juga akurat dan aman. Perusahaan tidak perlu lagi sibuk dan repot mengurus masalah gaji kepada pegawai karena sudah terbantu oleh jasa ini. Software payroll bisa disediakan oleh bank ataupun penyedia lainnya seperti Mekari Talenta by Mekari.
Sudah saatnya bagi perusahaan yang belum berinvestasi pada metode ini untuk menggunakan jasa payroll. Dan Anda akan merasakan sendiri keuntungannya.
Proses Payroll Lebih Cepat dengan HRIS Seperti Mekari Talenta
Sekarang Anda sudah tahu apa itu payroll software. Anda juga harus tahu kalau proses payroll akan lebih cepat jika gunakan HRIS seperti Mekari Talenta. Jika menggunakan HRIS, tentunya proses perhitungan penggajian akan lebih mudah. Selain itu hasil perhitungan juga lebih akurat.
Sistem HRIS sudah memiliki fitur untuk perhitungan penggajian. Sehingga HR perusahan hanya tinggal memasukkan komponen-komponen payroll. Selanjutnya data akan dikelola oleh HRIS. Salah satu HRIS yang dilengkapi dengan sistem penggajian yang akurat adalah Mekari Talenta.
Software payroll Mekari Talenta telah terintegrasi dengan sistem lain seperti absensi online, cuti karyawan, lembur, dan lainnya. Sehingga perhitungan gaji akan secara otomatis diperbaharui. Tentunya hal ini memberikan kemudahan untuk HRD Perusahaan.
Mekari Talenta memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola penggajian karyawan. Dengan automasi dari Mekari Talenta memungkinkan perusahaan untuk melakukan sistem penggajian terintegrasi.
Mekari Talenta juga menyediakan fitur Payroll atau sistem penggajian karyawan online berbasis cloud. Dengan fitur software payroll terbaik ini, karyawan dapat mengelola penggajian dengan cepat dan mudah. Tertarik untuk mencoba? Anda bisa isi formulir ini untuk jadwalkan demo produk software HR Mekari Talenta.
Mekari Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Mekari Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.
Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.
Mekari Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Fitur Mekari Talenta by Mekari:
Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
- Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.
Tertarik mencoba Mekari Talenta secara gratis? Kunjungi Mekari Talenta.co sekarang juga!
Nah, sekarang anda sudah paham mengenai apa itu payroll software? Diatas telah dijelaskan bahwa payroll software adalah suatu sistem administrasi penggajian karyawan dalam sebuah perusahaan. Dengan fitur HR dashboard dan analytics dari Mekari Talenta, tentu hal tersebut jauh lebih efektif dan efisien.
Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya, jangan lupa untuk dibagikan di sosial media ya.